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  • Assistance à maîtrise d’ouvrage pour le choix d’un outil de gestion de la documentation métier

    Notre client, un grand groupe d’assureur français, nous a missionnés pour l’accompagner dans le cadre du choix d’un outil destiné à gérer toute la documentation Métier Groupe.
    Cet assureur disposait d’un stock de documentation métier indispensable à l’exercice de son activité quotidienne, réparti dans différentes applications de l’entreprise. Le résultat ? Une inflation de sites et de solutions, et surtout une gestion non structurée et non centralisée de l’ensemble des informations. Cela a mené à une information non maîtrisée, avec des points de faiblesse bien connus : information gérée de manière redondante, difficulté à retrouver de l’information, accès à une information pas à jour…

    Définir les besoins et anticiper une nouvelle organisation documentaire

    Les points critiques de ce projet ont été les suivants :

    • La dimension du projet, qui concerne l’ensemble de l’information documentaire ;
    • Les facteurs humains et culturels, particulièrement importants dans un tel projet ;
    • Un projet de gestion de la documentation : un projet d’organisation, d’accompagnement au changement des utilisateurs et aussi un projet technique & fonctionnel ;
    • L’accompagnement des directions, pour qu’elles estiment l’importance de prioriser la gestion de la documentation.

    Nous avons organisé un POC (Proof of Concept) afin d’aider notre client à mieux anticiper la faisabilité des fonctions essentielles par rapport aux besoins, de mieux le préparer au choix d’une solution GED Collaborative et surtout d’obtenir des éléments financiers tangibles.
    La clé du succès : répondre aux besoins de chaque catégorie d’utilisateur – Producteur/contributeur ou lecteur.

    Accompagner le client dans les choix stratégiques

    Les résultats de notre intervention ont permis à notre client d’obtenir :

    • Une définition de l’organisation documentaire répondant au contexte et prenant en compte les contraintes spécifiques de chaque direction et service ;
    • L’identification des catégories d’applications documentaires correspondant aux besoins analysés, avec la description de leur caractéristiques fonctionnelles et techniques ;
    • La définition d’une architecture fonctionnelle apte à couvrir les besoins fonctionnels recensés et à répondre à la diversité des situations ;
    • Des éléments financiers concrets pour la mise en place de l’outil ;
    • Un plan de mise en œuvre progressif et modulaire des différents chantiers permettant de projeter les grandes étapes de déploiement.