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Partage de documents numériques

Mise en place d’une solution globale de partage de documents numériques

Notre client, acteur majeur du secteur Agro-alimentaire et du Retail, souhaitait organiser le déménagement de son Siège, en optimisant notamment le transfert de tous les documents papiers et numériques. Pour optimiser l’action, nous avons proposé la mise en place d’une solution de partage des documents numériques à l’échelle du Groupe.

Partir du projet de déménagement des stocks documentaires…

Le projet de déménagement a donné l’opportunité de mettre en place une transformation digitale des documents et des processus qui les utilisent.

Cette phase a permis d’effectuer un état des lieux :

  • Des flux et stocks internes de documents papiers dans le périmètre Siège ;
  • Des dispositifs et projets IT du Groupe, qui utilisent déjà le document sous une forme numérique .

Les collaborateurs utilisent massivement les répertoires partagés et la messagerie pour le partage et la circulation de documents,

Des projets verticaux intègrent l’appel à de services de gestion de leurs documents électroniques ,

Des dispositifs IT du Groupe permettent le travail collaboratif autour d’un document numérique ou sa publication sur Intranet.

Nous avons aidé notre client à préparer le plan immédiat de transfert des documents et à étudier les bénéfices obtenus par une digitalisation plus large des documents. Cette opportunité a été admise par la Direction Générale avec 2 axes majeurs de progrès :

  • Mettre à disposition une plateforme numérique d’échange et de transfert des documents,
  • Optimiser les processus métiers impactés pour bénéficier de tous les apports de la digitalisation des documents.

…pour arriver sur une transformation digitale d’envergure, avec un bureau « sans papier »

Les principaux bénéfices induits par ce programme sont les suivants :

  • Permettre l’accès et le partage immédiat de documents, à l’échelle du Groupe, regroupant les principaux métiers du Siège et les différents points de vente,
  • Optimiser et simplifier les processus du Groupe consommateurs ou producteurs de documents, en générant des gains de charge et des réductions de délais,
  • Unifier et sécuriser les points de stockage des documents en réduisant sensiblement les situations de doublonnage et en optimisant le cycle de vie des documents,
  • Réduire de fait les emplacements de stockage interne des documents,
  • Suivre les exigences internes et réglementaires pour la sécurisation d’accès et la protection des données personnelles,
  • Participer à la démarche plus globale de transformation digitale du Groupe.
    Nous assistons notre client dans la préparation et la conduite du programme.